Uppdragsansvarig

Den uppdragsansvarige leder projektet och har ansvar för kundkontakt, ekonomi, gestaltning och kvalitet i projektet. Uppdragsansvarig ansvarar för uppdragsplanering.

Handläggare

Handläggaren sköter projektet och har ansvar för funktion, uppdragshantering och dokumentbehandling. Handläggare kan ges gestaltningsansvar. Handläggare och uppdragsansvarig är ibland samma person i mindre projekt

Medverkande

Begränsat ansvar i projektdelar.

CAD-samordnare och KoM-ansvar

Ansvarar för cad-samordning i uppdraget och utses av uppdragsansvarige. Kvalitets- och miljöansvarig i projekt är Uppdragsansvarig.

1. Bakgrund och syfte

1.1 Landskapslaget AB värnar om sina kunders, leverantörers, partners och anställdas integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne.

1.2 Landskapslaget AB har därför antagit denna Policy för behandling av personuppgifter för att säkerställa att hela organisationen följer dataskyddsreglerna inom GDPR.

1.3 Den 25 maj 2018 börjar dataskyddsförordningen tillämpas. Den medför ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav på organisationer som behandlar personuppgifter.

2. Tillämpningsområde och omfattning

2.1 Riktlinjerna gäller för Landskapslaget AB:s alla anställda och konsulter, på alla marknader och vid var tid.

2.2 Landskapslaget AB:s styrelse ska se till att denna policy efterlevs, vilket bland annat innefattar utbildning för alla anställda.

3. Grundläggande principer

3.1 De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter behandlas. Landskapslaget AB ansvarar för och ska kunna visa att principerna efterlevs.

3.1.1 Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade. Det innebär att varje typ av behandling ska baseras på en giltig s k laglig grund, såsom exempelvis fullgörande av avtal, fullgöra en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse eller samtycke (se avsnitt 5 nedan). Kan man inte identifiera någon laglig grund som är tillämplig för behandlingen får behandlingen således inte utföras. Utgångspunkten för denna princip är tydlig kommunikation med den registrerade om bl a för vilka ändamål personuppgifterna behandlas, vilken typ av behandling som utförs, om och hur personuppgifterna delas med andra, hur länge personuppgifterna lagras och hur man kommer i kontakt med Landskapslaget AB. De registrerade ska alltså ges tydlig och transparent information om behandlingen av deras personuppgifter.

3.1.2 Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

3.1.3 Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen.

3.1.4 Riktighet – personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade.

3.1.5 Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs måste dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras.

3.1.6 Principen om ansvarsskyldighet innebär att Landskapslaget AB måste kunna visa att dataskyddsförordningen efterlevs. Bolaget måste därför exempelvis dokumentera implementerade och planerade processer och åtgärder som avser dataskyddsfrågor.

Vidare ska det finnas ett register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs och Landskapslaget AB ska kunna redovisa ett sådant register för tillsynsmyndigheten när så krävs.

4. Personuppgifter

4.1 Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

4.2 All behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen och dess regler. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, som utförs helt eller delvis automatiserat. Även personuppgifter i e-post och i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas.

5. Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

5.1 En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig.

5.1.1 Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

5.1.2 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

5.1.3 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Landskapslaget AB.

5.1.4 Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person (t ex när det är fara för livet).

5.1.5 Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Landskapslaget ABs eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts.

6. Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering

6.1 Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder. Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst försvåras och inte lämnas framme. Exempel på tekniska åtgärder som måste kontrolleras är om Bolaget har tillräckliga back-up rutiner, tillräckliga brandväggar, lösenordskyddade trådlösa nätverk, uppdaterat virusskydd, lösenordsskydd för mobila enheter såsom mobiltelefoner och surfplattor, skydd mot obehörig intern åtkomst, lösenordskrav, kryptering vid behov, loggning av, åtkomst till och användning av IT-system m m.

6.2 Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser etc behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

7. Överföring till tredje land

7.1 För överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES (så kallad tredjelandsöverföring) gäller särskilda regler. Dataskyddsförordningen innebär att alla EU:s medlemsstater samt EES-länderna har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet och därför kan personuppgifter föras över fritt inom det området utan begränsningar. För länder utanför det området finns däremot inte några generella regler som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske under särskilda förutsättningar. behöver analyseras särskilt.

8. Konsekvensbedömning

8.1 Landskapslaget AB har en särskild rutin på plats för att kunna identifiera och hantera särskilda integritetsrisker inom verksamheten och för strukturerad uppföljning. Särskilda risker för fysiska personers rättigheter och friheter kan exempelvis förekomma i samband med en viss typ av behandling av uppgifter, särskilt känsliga uppgifter, behandling i särskilt stor omfattning, användning av ny teknik eller dylikt.

8.2 Om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling i visst avseende sannolikt kan komma att medföra hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska rutinen följas och en bedömning göras av effekterna av de påtänkta behandlingarna för skyddet av personuppgifter innan behandlingen påbörjas.

9. Registerutdrag och utlämnande

9.1 Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Det är Landskapslaget ABs uppgift att uppfylla dessa rättigheter och tillse att tillräckliga processer härför finns för att tillmötesgå de registrerade. 9.1.1 Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in. Denna information ska tillhandahållas i en lättillgänglig skriftlig form med ett klart och tydligt språk. I dataskyddsförordningen föreskrivs ett antal tydliga krav som måste vara uppfyllda och kraven varierar beroende på om informationen har samlats in från den registrerade själv eller från tredje man.

9.1.2 Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag). Denna rättighet gäller oberoende av den plats där personuppgifterna behandlas.

9.1.3 Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat.

9.1.4 Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Landskapslaget AB till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna avtal eller samtycke. Personuppgifterna ska tillhandahållas den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt kan den registrerade begära att uppgifterna överförs direkt till annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som den registrerade själv har lämnat till Landskapslaget AB.

9.1.5 Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Landskapslaget AB begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d v s begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt att personuppgifterna rättas. Den registrerade kan då begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör ska den enskilde informeras om detta.

9.1.6 Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund. Vid en invändning ska Bolaget upphöra med behandlingen om man inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av personuppgifter utförs för etablering, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

9.1.7 I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”). Ett exempel är när samtycke är den lagliga grunden för behandlingen och den registrerade återkallar sitt samtycke.

9.1.8 När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra.

10. Personuppgiftsincidenter

10.1 En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Exempel på personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av löneinformation via e-post till fel mottagare, en anställd tar hem en okrypterad arbetsdator som senare stjäls i ett inbrott och som leder till att information om anställda eller kunder avslöjas, personuppgifter publiceras på webben av misstag, en bärbar dator innehållande personuppgifter tappas bort eller stjäls, m m.

10.2 Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Inträffade incidenter ska dokumenteras och man kan behöva underrätta berörda registrerade.

11. Övrigt

11.1 För definitioner avseende termer som används i den här policyn hänvisas till dataskyddsförordningen.

Antagen 2018-11-06

Vårt övergripande miljömål är att aktivt verka för en bättre livsmiljö och hållbar samhällsutveckling i våra uppdrag. Baserat på en värdering av de miljöaspekter som vår verksamhet ger upphov till (Miljöutredning) inriktar vi i första hand vårt miljöarbete till att erhålla och använda den kunskap som behövs med hänsyn till våra uppdrag. Vi vill verka för en hållbar utveckling genom konkreta miljöåtgärder i alla led av vår verksamhet. För företaget finns en Kvalitets- och Miljöpolicy som grund för verksamheten.

Kvalitet- och miljöledningssystem

För vår verksamhet finns ett integrerat kvalitets- och miljöledningssystem enligt ISO 9001 och ISO 14001.

Det innebär att vi hela tiden arbetar med att förbättra vår verksamhet och våra uppdrag.
Kvalitetsarbetet syftar till att du som kund ska känna dig trygg och nöjd med våra tjänster.
Vårt miljöarbete innebär att vi ska värna vår miljö och tillsammans med dig bidra till ett uthålligt stadsbyggande.

Kontakta oss gärna om ni önskar mer information om vårt kvalitets- och miljöarbete.